перспективы информатизации архивной отрасли на современном этапе

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………….. 3-7

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ИН-ФОРМАТИЗАЦИИ

1.1 Объекты и цели информатизации ……………………. 8-10

1.2 Принципы и направления информатизации ………… 10-11

ГЛАВА 2. ИСТОРИЯ ИНФОРМАТИЗАЦИИ 12-13

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОР-МАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В АРХИВАХ

14-16

ГЛАВА 4. БАЗЫ ДАННЫХ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ 17-21

ГЛАВА 5. АРХИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА НЕТРА-ДИЦИОННЫХ НОСИТЕЛЯХ

22-26

5.1 Электронный документооборот и его особенности применения в архиве ……………………………………………..

26-27

ГЛАВА 6. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПО ОСНОВНЫМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

28-30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………….. 31

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………… 32

ВВЕДЕНИЕ

Достижение последних лет в вычислительной технике, обширный ры-нок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте.

Сегодня в целом развитие страны не обходиться без компьютера. Раньше работа с документами требовала времени и больших затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Документы размещали на огромных стел-лажах архива, невозможно было в короткое время определить на каком стел-лаже находиться запрашиваемый документ. Компьютером вызваны фунда-ментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные про-граммы позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивать регистрацию документов и их движение внутри и вне архива.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас, когда вся страна перешла на компьютерные технологии и когда разработаны про-граммы для ведения архива, необходимо повсеместное внедрение информа-тизации в архивное дело.

Объектом курсовой работы является архивное дело.

Предмет курсовой работы – информационные технологии в архивном деле Российской Федерации.

Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.

Задачами моей курсовой работы являются:

1) Работа с документальными источниками, с нормативно–методической литературой, с периодическими изданиями.

2) Овладение навыками и умением работать с архивной документаци-ей, подготовка в профессиональной деятельности в архиве.

3) Совершенствование методов работы с документами.

4) Теоретическая подготовка по методике работы с архивными доку-ментами.

В соответствии с целью и поставленными задачами диссертационная работа имеет следующую структуру: введение, шесть глав, заключение и список литературы.

Значимым элементом существования современного мира являются ин-формационные технологии, проникнувшие практически во все сферы соци-альной деятельности, в том числе и в архивное дело.

Хронологические рамки исследования охватывают период с 90-х го-дов XX века и до настоящего времени. Географические рамки исследования включают архивные документы в Российской Федерации. В процессе иссле-дования хронологические и географические рамки работы могут уточняться.

Поэтому практическая значимость данной курсовой работы в том, что она поможет проследить этапы информатизации архивного дела и изу-чить применения новых информационных технологий в архивном деле.

Историография проблемы перспективы информатизации архивных документов в Российской Федерации на данный момент пока не имеет об-ширного состава работ, поскольку отечественный опыт информатизации только начинает свои первые шаги. Теоретическую основу составляют ана-литические статьи, которые пытаются охватить отечественный и зарубежный опыт по информатизации архивных документов. Условно можно выделить подготовительный и начальный этап изучения данной темы исследования.

Подготовительный этап охватывает период конца XX века и представ-ляет собой складывание предпосылок для анализа информатизации деятель-ности вследствие процессов, происходящих в обществе и архивах. В начале 80-х годов одновременно с теоретическим и методическим осмыслением проблемы совершенствования научно-справочного аппарата, начинается ак-тивная работа по внедрению автоматизированных методов поиска докумен-тальной информации в практику работы архивов. На этом этапе только нача-ли появляться отдельные статьи, в частности в 90-е годы выходит ряд статей, посвященных проблемам автоматизации архивного дела и использованию электронных документов, в которых подчеркивается, что отсутствие техни-ческих средств сдерживает развитие информатизации, мешает выработке единой политики. Состояние этой проблемы носит критический характер, прослеживается серьезное отставание от зарубежных стран.

Целесообразность разработки единой концепции информатизации ав-томатизированных архивных технологий обосновывается возможностью бо-лее организовано решать вопросы технического оснащения в архивных уч-реждениях, формировать поисковый аппарат на межархивном уровне, объе-динять информационные ресурсы архивов, создавать актуальные для пользо-вателей БД информации и на этой основе интенсифицировать использование архивных документов в интересах общества.

В это же время выходит ряд аналитических обзоров по зарубежным и отечественным материалам об автоматизированных архивных технологиях и архивах. Стали подниматься вопросы маркетинга информации автоматизиро-ванных баз данных по отечественной истории. В девяностых годах вышло несколько работ, посвященных, использованию гипертекстовых документов, оптических дисков в архивах.

Состав историографии на предварительном этапе сложно оценивать объективно, поскольку процесс формирования никогда не дает конечного ре-зультата и является фундаментом, основой, от которой смогут впоследствии оттолкнуться другие исследователи.

Начальный этап – период, начавшийся с рубежа веков и продолжаю-щийся по настоящее время, характеризуется появлением научных статей по основным аспектам информатизации архивных документов в Российской Федерации.

На следующем этапе рассматриваются современные принципы хране-ния и распространения архивной информации, проблемы внедрения автома-тизированных архивных технологий, применение технологий информатиза-ции документов, применение компьютерной технологии копирования ин-формации для обеспечения сохранности фонодокументов, вопросы создания оцифрованных копий фонда пользования фото, фоно и видеодокументов, ди-гитализация документов на нетрадиционных носителях. Обсуждаются вопро-сы влияния информационных технологий на безопасность архивных доку-ментов, форматы хранения аудиовизуальных и текстовых документов, кон-цепции прогнозирования долговечности архивных документов на нетрадици-онных носителях, проблемы оценки качества сканирования бумажных ори-гиналов в Российской Федерации и за рубежом, вопросы условиях предос-тавления доступа к оцифрованным документам, а также отечественный и за-рубежный опыт информатизации архивных документов.

Подводя итог, стоит отметить некоторую разнородность и разрознен-ность исследований по информатизации архивных документов в Российской Федерации. Это является следствием того, что в нашей стране отсутствует стандарт по переводу документов в цифровую форму. Нет базиса, следова-тельно, исследователи опираются на смежные области знаний, пытаясь вы-членить из них все необходимое.

Отсутствие нормативного регулирования на государственном уровне обусловлено практической направленностью данной сферы. К сожалению, многие считают, что нет необходимости в его создании. На деле это ведет к проблемам качества оцифрованных документов, формата и носителя хране-ния, оптимизации процедуры подхода к процессу в целом и т.д.

Описание научных подходов, используемых для решения поставлен-ных задач (методология и методика) в рамках написания курсовой работы по теме «Перспективы информатизации архивной отрасли на современном этапе» предполагает использование трёх ключевых методов: системный ме-тод; сравнительный метод; информационный метод.

В результате исследования планируется получить практический опыт анализа проблем информатизации архивных документов в государственных архивах Российской Федерации, на основе которого можно будет получить методику их решения для того, чтобы отладить работу на всех этапах про-цесса информатизации.